情報を紙で管理されている運用からPDF化してデータで管理するには、セキュリティ対策が重要と考えられたご担当様からお問い合わせいただきました。

ISO 14001の推進にはPDFデータのセキュリティ対策が必須だった

当社では社内的にデータでの処理より紙ベースで処理がまだ多く、データとして蓄積が必要なものは、紙をスキャ ニングしてPDF化し管理していました。今期は、ISO 14001の取得が経営課題となり、PDFデータに対するセキュリティ対策が必須となり検討していました。

部外者には閲覧させない設定が簡単にでき運用もしやすい

導入ポイントは以下の点でした。

• ISO 14001取得プロジェクトの一つとして、主幹システムと相性よく導入できること
• セキュリティポリシーとして、部外者にはデータを利用させない（コピー／印刷／ダウンロード不可）設定ができること
• 作業設定と運用が負担にならないものであること　（負担による運用中止のリスクを避ける）

PDFデータを利用権限付きで管理、ISO 14001の取得準備がスムーズになった

ISO 14001取得プロジェクトとして、社内ポータルサイトを構築し、まず文書管理規定を取り決めしました。PDFデータは、社内ポータルサイトに、部署単位で掲示してブラウザで利用することとしました。

「パイレーツバスター AWP」では、社内ポータルサイト内の収納フォルダに対して、必要な部署の必要な関係者だけが閲覧だけできるように、利用権限を設定しました。AWPサーバの構築は簡単にでき、利用権限の設定もWebベースの管理者UIから簡単に行えたので、ISO 14001取得に向けスピーディに準備を進められ、このプロジェクトは成功しました。

※記載された製品名または社名は、各社の商標または登録商標です